Anleitung: Offenlegungs-XML mit dem Editor erstellen

Erste Schritte

Der Offenlegungs-XML Editor ist eine Desktop-Anwendung zur visuellen Erstellung von XML-Dokumenten für die Offenlegung bei Bundesanzeiger und Unternehmensregister. Mit diesem Editor können Sie Jahresabschlüsse, Bilanzen und andere Offenlegungsdokumente erstellen, ohne XML-Kenntnisse zu benötigen.

Systemanforderungen

• Windows: Windows 10 oder 11 (64-Bit)
• macOS: macOS 11 Big Sur oder neuer
• RAM: Mindestens 4 GB
• Speicherplatz: 200 MB frei

Installation

Windows

1. Laden Sie die Windows-Version herunter (Setup oder Portable)
2. Setup-Version: Führen Sie die .exe-Datei aus und folgen Sie dem Installationsassistenten
3. Portable-Version: Entpacken Sie die ZIP-Datei und starten Sie die Anwendung direkt

Windows zeigt „Der Computer wurde durch Windows geschützt"

Beim ersten Start blendet Windows einen blauen Hinweis ein: „Der Computer wurde durch Windows geschützt". Das ist kein Virenfund. Die Software ist signiert – nach dem Klick auf „Weitere Informationen" steht dort als Herausgeber Michael Rademacher. SmartScreen warnt trotzdem bei jedem neuen Programm, bis es oft genug heruntergeladen wurde.

1. Klicken Sie im Hinweisfenster auf „Weitere Informationen"
2. Darunter erscheint der Knopf „Trotzdem ausführen" – dieser startet die Installation

Nach der Installation erscheint der Hinweis nicht mehr. Wenn Ihnen das zu unsicher ist, prüfen Sie die Datei vorher bei VirusTotal – dort laufen über sechzig Virenscanner darüber.

macOS

1. Laden Sie die macOS-Version herunter (.dmg)
2. Öffnen Sie die DMG-Datei
3. Ziehen Sie die App in den Programme-Ordner
4. Starten Sie sie per Doppelklick

Unter macOS ist die App von Apple signiert und notarisiert. Es erscheint keine Warnung, und der frühere Umweg über Rechtsklick → „Öffnen" ist nicht mehr nötig.

Lizenzaktivierung

Nach dem Kauf erhalten Sie eine Seriennummer per E-Mail. So aktivieren Sie die Vollversion:

1. Starten Sie den Offenlegungs-XML Editor
2. Klicken Sie auf "Lizenz eingeben" im Trial-Banner oder gehen Sie zu Hilfe → Lizenz
3. Geben Sie Ihre Seriennummer ein (Format: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX)
4. Klicken Sie auf "Aktivieren"

Lizenz deaktivieren

Um die Lizenz auf ein anderes Gerät zu übertragen:

1. Gehen Sie zu Hilfe → Lizenz
2. Klicken Sie auf "Deaktivieren"
3. Die Lizenz kann nun auf einem anderen Gerät aktiviert werden

Benutzeroberfläche

Hauptbereiche

• Toolbar: Schnellzugriff auf Dateioperationen (Neu, Öffnen, Speichern)
• Ziel-Auswahl: Oben rechts - Einreichungsziel festlegen (Bundesanzeiger oder Unternehmensregister)
• Element-Palette: Links - zum Einfügen neuer Elemente (Absätze, Tabellen, Listen)
• Editor-Bereich: Mitte - visuelle Bearbeitung des Dokuments
• Dokumentstruktur: Links unten - Übersicht über alle Elemente
• Eigenschaften-Panel: Rechts - Einstellungen für das ausgewählte Element

Ansichten

• Visuell: WYSIWYG-Editor für komfortable Bearbeitung
• XML-Code: Direkte Ansicht und Bearbeitung des XML-Codes
• Vorschau: Darstellung wie beim Bundesanzeiger

Dokumente erstellen

Neues Dokument

1. Klicken Sie auf "Neu" oder verwenden Sie Strg+N
2. Ein leeres Dokument wird erstellt
3. Fügen Sie Elemente über die Element-Palette hinzu

Vorhandenes Dokument öffnen

1. Klicken Sie auf "Öffnen" oder verwenden Sie Strg+O
2. Wählen Sie eine .xml-Datei aus
3. Das Dokument wird im Editor geladen

Elemente hinzufügen

Nutzen Sie die Element-Palette auf der linken Seite:

• Kopf: Bekanntmachungskopf für Metadaten
• Absatz: Textabsätze
• Bericht: Berichtsteil-Überschriften
• Titel: Zwischentitel
• Tabelle: Strukturierte Tabellen für Bilanzen etc.
• Listen: Geordnete oder ungeordnete Listen
• Signatur: Unterschriftsbereich

Tabellen bearbeiten

Tabellen sind ein zentrales Element für Bilanzen und GuV-Rechnungen.

Neue Tabelle erstellen

1. Klicken Sie auf "Tabelle" in der Element-Palette
2. Wählen Sie Spaltenanzahl und Zeilenanzahl
3. Optional: Wählen Sie eine Vorlage (Bilanz, GuV, Einfach)
4. Klicken Sie auf "Erstellen"

Tabellen-Editor

Im Tabellen-Editor können Sie:

• Zeilen und Spalten hinzufügen/entfernen
• Zellen zusammenführen (Colspan)
• Zeilen-Typen setzen (Hauptgruppe, Gruppe, Zwischensumme, Summe)
• Spaltenausrichtung festlegen
• Daten aus Excel einfügen

Aus Excel importieren

1. Markieren Sie die gewünschten Zellen in Excel
2. Kopieren Sie mit Strg+C
3. Klicken Sie im Tabellen-Editor auf "Aus Excel"
4. Die Daten werden eingefügt

XML-Export

Dokument speichern

1. Klicken Sie auf "Speichern" oder verwenden Sie Strg+S
2. Wählen Sie einen Speicherort
3. Die Datei wird als .xml gespeichert

Einreichungsziel wählen

Über das Auswahlfeld „Ziel" oben rechts legen Sie fest, wohin der Bericht eingereicht wird. Wurzelelement, Namespace und Schema der XML-Datei werden automatisch passend gesetzt.

• Unternehmensregister: für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 beginnen (Regelfall seit DiRUG, 01.08.2022)
• Bundesanzeiger: für frühere Geschäftsjahre

Beim Öffnen einer bestehenden XML-Datei wird das Ziel automatisch erkannt.

Schema-Validierung

In der XML-Code-Ansicht prüfen Sie das Dokument mit einem Klick auf „Validieren" gegen das offizielle XML-Schema des gewählten Ziels. Das Ergebnis-Fenster zeigt, ob das Dokument schema-konform ist – bei Fehlern mit einer Liste samt Zeilennummern.

Weitere Werkzeuge der XML-Code-Ansicht:

• Formatieren: XML übersichtlich einrücken
• Kopieren: XML in die Zwischenablage kopieren

Häufige Fragen