Offenlegungsfrist und Ordnungsgeld

Stand: 24.09.2026

Kurz gesagt: Der Jahresabschluss muss spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag beim Unternehmensregister eingereicht sein – bei einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet, also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Wer die Frist versäumt, bekommt Post vom Bundesamt für Justiz: eine Androhung mit sechs Wochen Zeit, dazu sofort 100 € Gebühr je Person. Verstreicht auch diese Frist, droht ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 € und 25.000 €.

Bis wann muss offengelegt werden?

Die Unterlagen sind spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag zu übermitteln (§ 325 Abs. 1a HGB). Entscheidend ist der Tag der Übermittlung, nicht der Tag, an dem der Abschluss im Register erscheint (§ 325 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Für kapitalmarktorientierte Gesellschaften gilt eine kürzere Frist von höchstens vier Monaten (§ 325 Abs. 4 HGB). Für alle anderen bleibt es bei zwölf Monaten – unabhängig von der Größe.

Weil die meisten Geschäftsjahre am 31. Dezember enden, drängen sich die Einreichungen im November und Dezember. Wer früher dran ist, hat bei Rückfragen Luft.

Was bei Verspätung passiert

Das Verfahren läuft in festen Schritten. Niemand muss Anzeige erstatten – es kommt von selbst in Gang.

1. Das Register meldet

Die registerführende Stelle prüft, ob die Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht wurden (§ 329 Abs. 1 HGB). Fehlt etwas oder kommt es zu spät, meldet sie das der Behörde, die das Ordnungsgeldverfahren führt (§ 329 Abs. 4 HGB) – dem Bundesamt für Justiz.

2. Das Bundesamt droht ein Ordnungsgeld an

Das Bundesamt fordert auf, die Offenlegung innerhalb von sechs Wochen nachzuholen oder die Versäumnis per Einspruch zu rechtfertigen – und nennt dabei die Höhe des Ordnungsgeldes (§ 335 Abs. 3 HGB). Mit der Androhung werden zugleich die Kosten des Verfahrens auferlegt: 100 € Gebühr (Nr. 1210 des Kostenverzeichnisses zum JVKostG), zuzüglich Auslagen. Diese Gebühr bleibt auch dann, wenn Sie innerhalb der sechs Wochen offenlegen.

3. Das Ordnungsgeld wird festgesetzt – und erneut angedroht

Ist nach sechs Wochen nichts geschehen, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld fest und droht zugleich ein weiteres an (§ 335 Abs. 4 HGB). Das wiederholt sich, bis offengelegt ist; jede weitere Festsetzung kostet erneut 100 € Gebühr (Nr. 1211).

Wie hoch ist das Ordnungsgeld?

Mindestens 2.500 €, höchstens 25.000 € (§ 335 Abs. 1 HGB); für kapitalmarktorientierte Gesellschaften gelten deutlich höhere Obergrenzen. Wer die Offenlegung nach Ablauf der sechs Wochen doch noch nachholt, dem setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld herab (§ 335 Abs. 4 HGB):

Günstig ist das trotzdem nicht: Zur herabgesetzten Summe kommen die Gebühren – und am billigsten ist die Offenlegung innerhalb der sechs Wochen nach der Androhung.

Wen es trifft

Das Verfahren richtet sich gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs – bei der GmbH also gegen die Geschäftsführer persönlich – und kann auch gegen die Gesellschaft selbst geführt werden (§ 335 Abs. 1 HGB). Läuft es gegen mehrere Personen, entstehen die Gebühren für jede Person gesondert. Bei zwei Geschäftsführern sind es also schon zu Beginn 200 €.

Auch das gehört dazu: Dem Verfahren steht nicht entgegen, dass der Abschluss noch gar nicht aufgestellt oder geprüft ist (§ 335 Abs. 1 HGB). „Wir sind noch nicht fertig" schützt also nicht.

Die Androhung ist da – was jetzt?

• Nicht liegen lassen. Die sechs Wochen laufen ab Zugang des Schreibens.
• Offenlegen. Das ist in aller Regel die einzige Möglichkeit, das Ordnungsgeld abzuwenden. Die 100 € Gebühr bleiben, das Ordnungsgeld wird gar nicht erst festgesetzt.
• Steuerberatung einschalten, wenn Sie meinen, gar nicht offenlegungspflichtig zu sein, oder die Verspätung nicht zu vertreten haben. Einspruch und Wiedereinsetzung (§ 335 Abs. 5 HGB) sind Sache der Beratung.
• Identifizierung prüfen. Ohne sie lässt sich nichts einreichen – und sie ist der Schritt, der am häufigsten unerwartet Tage kostet.

Wenn es eng wird, lässt sich die XML-Datei mit dem Offenlegungs-XML Editor in wenigen Stunden selbst erstellen, oder Sie lassen sie erstellen – ab drei Werktagen.

So vermeiden Sie das Verfahren

• Die Frist notieren, sobald der Abschlussstichtag feststeht – nicht erst, wenn der Abschluss fertig ist.
• Die Identifizierung beim Unternehmensregister einmal erledigen und den Identifizierungscode sicher ablegen.
• Die Datei des Vorjahres aufheben. Mit ihr als Vorlage ist die nächste Offenlegung schnell gemacht.
• Nicht auf die letzten Tage setzen. Wird eine Datei abgelehnt, braucht es Zeit für die Korrektur.

→ Wie die Datei entsteht: Jahresabschluss als XML-Datei erstellen

Weitere Fragen zur Offenlegung

• Jahresabschluss als XML-Datei erstellen – Wer was einreichen muss, der Ablauf Schritt für Schritt, Kosten, Zeitbedarf und häufige Fragen.
• Jahresabschluss mit KI in XML umwandeln? – Mikrofehler statt offensichtlicher Fehler: warum ein Chatbot einzelne Ziffern falsch schreiben kann – und was ein Algorithmus anders macht.
• Bundesanzeiger oder Unternehmensregister? – Seit dem Geschäftsjahr 2022 ist das Unternehmensregister zuständig. Die Falle beim abweichenden Geschäftsjahr und die Pflicht zur Identifizierung.
• XML-Datei abgelehnt? – Woran Sie die Ursache erkennen und was hilft – vom falschen Ziel bis zu verstümmelten Umlauten.
• Was kostet die Offenlegung? – Registergebühren, Identifizierung und die drei Wege zur XML-Datei – mit Rechenbeispiel über drei Jahre.
• Offenlegung für Mandanten – Für Kanzleien: einmal identifizieren, für alle einreichen – und ein Ablauf, der jedes Jahr gleich bleibt.