Offenlegung für Mandanten

Stand: 24.09.2026

Kurz gesagt: Kanzleien können die Offenlegung für ihre Mandanten übernehmen. Dafür identifiziert sich ein Mitarbeiter einmal beim Unternehmensregister als Einsender für Dritte – wer schon über die Steuerberaterplattform identifiziert ist, für 7,60 €. Danach reicht die Kanzlei für alle Mandanten ein. Entscheidend für einen ruhigen Jahresendspurt ist ein wiederholbarer Ablauf: jede Datei einmal sauber aufbauen, im Folgejahr nur noch aktualisieren.

Einmal identifizieren, für alle Mandanten einreichen

Seit August 2022 nimmt das Unternehmensregister nur Unterlagen von identifizierten Personen an. Bei der Registrierung wählt der Einsender, ob er für sich selbst oder für Dritte einreicht. Eine Identifizierung genügt für beliebig viele Mandanten; die Mandanten werden danach im Konto angelegt.

Tipp: Identifizieren Sie mehr als eine Person. Fällt die einzige identifizierte Mitarbeiterin im Dezember aus, steht die Offenlegung aller Mandanten.

Der Ablauf in der Kanzlei

1. Fristen im Blick

Für jeden Mandanten endet die Frist zwölf Monate nach seinem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei abweichenden Geschäftsjahren liegt sie entsprechend verschoben. Eine Liste mit Stichtag, Frist und Stand je Mandant verhindert, dass einer durchrutscht – das Ordnungsgeldverfahren richtet sich gegen die Geschäftsführer des Mandanten persönlich.

2. Festgestellter Abschluss, Freigabe des Mandanten

Offengelegt wird der festgestellte Abschluss. Klären Sie, wer beim Mandanten die Einreichung freigibt und ob er von Erleichterungen Gebrauch macht – etwa der Hinterlegung bei Kleinstkapitalgesellschaften.

3. Die XML-Datei

Im Offenlegungs-XML Editor wird der Abschluss aus wenigen Bausteinen aufgebaut: Kopf, Überschriften, Absätze, Tabellen. Text kommt aus Word, Tabellen aus Excel. Der Editor lässt nur zu, was das Format erlaubt – Formatfehler entstehen gar nicht erst.

Der größte Zeitgewinn kommt im zweiten Jahr: Die Datei des Vorjahres ist die Vorlage. Gliederung und Tabellen bleiben meist gleich, ausgetauscht werden Text und Zahlen.

4. Dateien von Mandanten prüfen

Manche Mandanten liefern eine fertige XML-Datei aus einem anderen Programm oder vom Vorjahresberater. Bevor Sie sie einreichen: einmal im Editor öffnen oder durch den kostenlosen XML-Prüfer schicken. Der Prüfer läuft im Browser – die Datei verlässt den Rechner dabei nicht.

5. Einreichen

Auf der Publikations-Plattform wählen Sie den Mandanten, laden die Datei hoch und ergänzen die Auftragsdaten. Die Registergebühren richten sich nach der Größenklasse des Mandanten.

Wie viele Arbeitsplätze?

Eine Lizenz des Editors gilt für eine feste Zahl von PCs. Für Kanzleien gibt es Volumenlizenzen mit einem gemeinsamen Schlüssel:

Einmalzahlung, inkl. 19 % MwSt., 12 Monate Updates, danach dauerhaft nutzbar. Mehr als 20 PCs oder Kauf auf Rechnung: schreiben Sie uns.

Warum eine eigene Software statt Weitergabe nach außen

• Die Daten bleiben in der Kanzlei. Der Editor arbeitet auf dem eigenen Rechner; der Abschluss geht an niemanden außer an das Register. Das passt zur Verschwiegenheit, die Ihre Mandanten erwarten.
• Keine Wartezeit. Eine Korrektur am Tag vor Fristende ist in Minuten gemacht, nicht in Werktagen.
• Planbare Kosten. Eine Lizenz statt eines Preises je Mandant und Jahr.
• Auch ohne Internetverbindung. Nach der Aktivierung arbeitet der Editor offline – wichtig in Netzen, die Programme nicht nach außen lassen.

Spitzen abfangen

Im November und Dezember kommt alles zusammen. Für Mandate, die die Kanzlei in dieser Zeit nicht selbst schafft, gibt es die Umwandlung zum Festpreis: Word- oder Excel-Dokument abgeben, geprüfte XML-Datei zurückbekommen, ab drei Werktagen. Eingereicht wird weiterhin von Ihnen.

→ Was bei Verspätung droht: Offenlegungsfrist und Ordnungsgeld

Weitere Fragen zur Offenlegung

• Jahresabschluss als XML-Datei erstellen – Wer was einreichen muss, der Ablauf Schritt für Schritt, Kosten, Zeitbedarf und häufige Fragen.
• Jahresabschluss mit KI in XML umwandeln? – Mikrofehler statt offensichtlicher Fehler: warum ein Chatbot einzelne Ziffern falsch schreiben kann – und was ein Algorithmus anders macht.
• Bundesanzeiger oder Unternehmensregister? – Seit dem Geschäftsjahr 2022 ist das Unternehmensregister zuständig. Die Falle beim abweichenden Geschäftsjahr und die Pflicht zur Identifizierung.
• Offenlegungsfrist und Ordnungsgeld – Zwölf Monate nach dem Stichtag. Wie das Ordnungsgeldverfahren abläuft, was es kostet und wen es trifft.
• XML-Datei abgelehnt? – Woran Sie die Ursache erkennen und was hilft – vom falschen Ziel bis zu verstümmelten Umlauten.
• Was kostet die Offenlegung? – Registergebühren, Identifizierung und die drei Wege zur XML-Datei – mit Rechenbeispiel über drei Jahre.