Jahresabschluss als XML-Datei erstellen

Stand: 13.11.2026

Kurz gesagt: Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG – und die GmbH & Co. KG – müssen ihren Jahresabschluss elektronisch beim Unternehmensregister einreichen, spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag. Erwartet wird eine XML-Datei. Sie können sie selbst mit einer Software erstellen, sie erstellen lassen oder die Offenlegung Ihrer Kanzlei überlassen. Hier steht, wie das Selbermachen abläuft, was es kostet, wie lange es dauert und woran es in der Praxis hakt.

Warum eine XML-Datei?

Das Register veröffentlicht die Abschlüsse aller Unternehmen in einer einheitlichen Darstellung. Dafür braucht es die Inhalte in einer strukturierten Form: welche Zeile eine Überschrift ist, welche eine Summe, wo eine Tabelle beginnt. Eine Word- oder PDF-Datei enthält das nur als Aussehen, nicht als Struktur. Die XML-Datei enthält es als Struktur – deshalb sieht jeder veröffentlichte Abschluss gleich aufgebaut aus, egal mit welchem Programm er entstanden ist.

Wer muss offenlegen?

Die Pflicht trifft alle Kapitalgesellschaften: GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), AG und KGaA. Dazu kommen Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet – in der Praxis vor allem die GmbH & Co. KG (§ 264a HGB). Einzelkaufleute und gewöhnliche Personengesellschaften mit einem persönlich haftenden Gesellschafter sind in aller Regel nicht betroffen.

Was muss eingereicht werden?

Das hängt von der Größe der Gesellschaft ab. Maßgeblich sind drei Merkmale; eine Größenklasse gilt, wenn zwei der drei Werte an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht überschritten werden.

Bei der Hinterlegung (§ 326 Abs. 2 HGB) ist die Bilanz nicht frei einsehbar, sondern wird nur auf Antrag herausgegeben. Eingereicht wird sie trotzdem elektronisch.

Die Tabelle gibt den Gesetzeswortlaut wieder. Welche Größenklasse für Ihre Gesellschaft gilt und welche Erleichterungen Sie nutzen können, klärt Ihre Steuerberatung.

Die Wege zur fertigen Datei

1. Selbst erstellen, mit einer Software. Sie übernehmen die Inhalte aus Ihrem Abschluss in ein Programm, das daraus die XML-Datei erzeugt. Am günstigsten, wenn Sie jedes Jahr offenlegen, und Sie behalten die Kontrolle über Termin und Inhalt.

Neu: importieren und selbst prüfen. Liegt der Abschluss schon als Word, PDF oder Excel vor, übernimmt ihn der Import des Editors (zurzeit im Beta-Test) automatisch: Zahlen werden wörtlich übernommen, die Bilanz wird nachgerechnet, unsichere Stellen sind markiert. Sie prüfen das Ergebnis und reichen ein. Der Import ist kostenpflichtig und wird nach Umfang abgerechnet; die Vorschau vorher ist kostenlos.

2. Erstellen lassen. Sie geben Ihr Word- oder Excel-Dokument ab und erhalten die fertige XML-Datei zurück. Sinnvoll, wenn die Zeit drängt oder der Abschluss sehr umfangreich ist.

3. Über die Kanzlei. Viele Steuerberater übernehmen die Offenlegung als Leistung. Fragen Sie nach, ob das in Ihrem Mandat enthalten ist – dann müssen Sie nichts weiter tun.

Schritt für Schritt: selbst erstellen

1. Einmalig: beim Unternehmensregister registrieren und identifizieren

Seit dem 1. August 2022 nimmt das Register Unterlagen nur noch von Personen an, die sich vorher elektronisch identifiziert haben – zum Beispiel mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder per Video. Das geschieht einmal und gilt danach für alle weiteren Einreichungen, auch für mehrere Gesellschaften. Planen Sie dafür etwas Zeit ein, bevor die Frist drückt.

→ Mehr dazu: Bundesanzeiger oder Unternehmensregister?

2. Den festgestellten Abschluss bereitlegen

Eingereicht wird der festgestellte Jahresabschluss, also die endgültige Fassung. Meist liegt er als Word-Dokument mit Excel-Tabellen vor oder als PDF aus der Buchhaltungssoftware. Wenn Sie die Wahl haben: Word und Excel lassen sich deutlich sauberer übernehmen als ein PDF.

3. Den Abschluss im Editor aufbauen

Am ehesten ist es so, als würden Sie ein PDF in Word nachbauen – nur mit viel weniger Möglichkeiten, und genau das macht es einfach. Ein Jahresabschluss besteht aus wenigen, immer gleichen Bausteinen: ein Kopf mit Firma, Sitz und Titel, dann im Wechsel Überschriften, Zwischenüberschriften und Absätze, dazu Tabellen, bei Bedarf Listen, Fußnoten und die Unterschriften.

Im Offenlegungs-XML Editor setzen Sie Überschriften und Zwischenüberschriften als eigenes Element und tragen den Text ein; so ist die Gliederung eindeutig. In die Absätze fügen Sie den Text aus Word ein – Hervorhebungen wie fett und kursiv bleiben dabei erhalten.

Tabellen wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung kopieren Sie aus Excel – alle auf einmal oder jede einzeln. Im Tabelleneditor legen Sie dann fest, welche Zeile eine Hauptgruppe, eine Zwischensumme oder eine Summe ist, und wie die Spalten ausgerichtet werden.

Den Aufbau sehen Sie dabei so, wie er später veröffentlicht wird – ohne eine Zeile XML zu lesen.

→ Die Bedienung im Einzelnen: Anleitung zum Editor

4. Keine Formatfehler – schon beim Erstellen

Der Editor lässt nur zu, was das Format erlaubt: Sie können kein Element an eine Stelle setzen, an der es nicht stehen darf. Die XML-Datei, die dabei entsteht, ist deshalb von vornherein formatgerecht – Fehler, die sonst erst beim Hochladen auffallen, entstehen gar nicht erst.

Haben Sie eine XML-Datei aus einer anderen Quelle, etwa aus dem Vorjahr oder von einem Dienstleister, öffnen Sie sie im Editor: er prüft sie beim Laden und zeigt, was nicht passt. Ohne Programm geht das mit dem kostenlosen XML-Prüfer direkt im Browser – die Datei wird dabei nicht hochgeladen.

5. Die XML-Datei speichern

Mit dem Export entsteht die fertige Datei. Sie bleibt auf Ihrem Rechner; nichts davon geht an uns.

6. Beim Register einreichen

Auf der Publikations-Plattform melden Sie sich an, wählen das Unternehmen, laden die Datei hoch und ergänzen die Auftragsdaten. Vor der verbindlichen Bestätigung sehen Sie eine Vorschau. Die Gebühren des Registers werden Ihnen von dort in Rechnung gestellt.

Wie lange dauert das?

Für den Abschluss einer kleinen GmbH – Bilanz und Anhang – sollten Sie wenige Stunden einplanen. Mit gutem Ausgangsmaterial und etwas Übung geht es in einer halben Stunde. Was den Unterschied macht:

• Das Ausgangsmaterial. Tabellen aus Excel sind in Sekunden übernommen; aus einem PDF abgetippte Zahlen kosten Zeit und bergen Tippfehler.
• Das Vorjahr. Wer im zweiten Jahr die Datei des Vorjahres öffnet und nur Text und Zahlen austauscht, ist am schnellsten – die Gliederung bleibt meist gleich.
• Der Import. Liegt der Abschluss als Word, PDF oder Excel vor, übernimmt ihn der Import in Minuten; dann bleibt vor allem die eigene Prüfung.
• Der Umfang. Mittelgroße Gesellschaften mit Lagebericht und ausführlichem Anhang brauchen entsprechend länger.

Was kostet die Einreichung?

Das Register erhebt Gebühren nach dem Justizverwaltungskostengesetz. Für den Einzelabschluss sind das je Verfahren:

Für große Gesellschaften, Konzernabschlüsse und bestimmte Branchen gelten höhere Sätze (ab Nr. 1423). Einmalig kommt die Identifizierung hinzu: 12 € mit der Online-Ausweisfunktion, 22 € mit dem Verfahren des Registers (Nr. 1441).

→ Mit Software, Dienstleister und Rechenbeispiel: Was kostet die Offenlegung?

Checkliste vor dem Hochladen

• Der Jahresabschluss ist festgestellt – eingereicht wird die endgültige Fassung.
• Die Vorjahreszahlen stehen in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 265 Abs. 2 HGB).
• Die Datei ist für das richtige Ziel erstellt – für Geschäftsjahre ab 2022 das Unternehmensregister.
• Die Identifizierung beim Register ist erledigt.
• Bei Kleinstgesellschaften: Soll veröffentlicht oder hinterlegt werden?

Woran es in der Praxis hakt

• Die Identifizierung fehlt, und die Frist ist in wenigen Tagen. Deshalb Schritt 1 früh erledigen.
• Tabellen aus PDF-Dateien. Beim Kopieren aus einem PDF gehen Spalten oft verloren. Besser die Excel- oder Word-Vorlage verwenden.
• Eine alte oder fremde Datei wird abgelehnt. Vorlagen aus dem Vorjahr oder Dateien aus anderen Programmen passen oft nicht mehr – etwa weil sie noch für den Bundesanzeiger statt für das Unternehmensregister erstellt wurden. Vor dem Hochladen einmal durch den Prüfer schicken.

→ Alle Ursachen im Einzelnen: XML-Datei abgelehnt?

Häufige Fragen

Ich habe nach dem Hochladen einen Fehler bemerkt. Was nun?

Solange die Unterlagen noch nicht in das Register eingestellt sind, können Sie eine ergänzte oder geänderte Fassung nachreichen; die Gebühr erhöht sich dann um 50 %. Wer verlangt, die Unterlagen gar nicht einzustellen, zahlt die Hälfte – am selben Kalendertag wie die Übermittlung nichts (Vorbemerkung 1.4.2 zum Kostenverzeichnis). Ist der Abschluss schon veröffentlicht, wenden Sie sich an das Register oder Ihre Steuerberatung.

Kann meine Kanzlei für mich einreichen?

Ja. Bei der Registrierung wählt der Einsender, ob er für sich selbst oder für Dritte einreicht. Eine Kanzlei identifiziert sich einmal und reicht danach für alle Mandanten ein. Wer bereits über die Steuerberaterplattform identifiziert ist, zahlt für die Registrierung 7,60 € (Nr. 1441).

→ Für Kanzleien: Offenlegung für Mandanten

Brauche ich XML-Kenntnisse?

Nein. Im Editor arbeiten Sie mit Überschriften, Absätzen und Tabellen; die XML-Datei entsteht im Hintergrund. Sehen müssen Sie sie nie.

Läuft der Editor auf meinem Rechner?

Der Offenlegungs-XML Editor läuft unter Windows und macOS. Die Testversion ist kostenlos; mit ihr können Sie jeden Schritt an Ihrem eigenen Abschluss ausprobieren.

Bis wann?

Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet, ist das der 31. Dezember des Folgejahres.

→ Was bei Verspätung droht: Offenlegungsfrist und Ordnungsgeld

Weitere Fragen zur Offenlegung

• Jahresabschluss mit KI in XML umwandeln? – Mikrofehler statt offensichtlicher Fehler: warum ein Chatbot einzelne Ziffern falsch schreiben kann – und was ein Algorithmus anders macht.
• Bundesanzeiger oder Unternehmensregister? – Seit dem Geschäftsjahr 2022 ist das Unternehmensregister zuständig. Die Falle beim abweichenden Geschäftsjahr und die Pflicht zur Identifizierung.
• Offenlegungsfrist und Ordnungsgeld – Zwölf Monate nach dem Stichtag. Wie das Ordnungsgeldverfahren abläuft, was es kostet und wen es trifft.
• XML-Datei abgelehnt? – Woran Sie die Ursache erkennen und was hilft – vom falschen Ziel bis zu verstümmelten Umlauten.
• Was kostet die Offenlegung? – Registergebühren, Identifizierung und die drei Wege zur XML-Datei – mit Rechenbeispiel über drei Jahre.
• Offenlegung für Mandanten – Für Kanzleien: einmal identifizieren, für alle einreichen – und ein Ablauf, der jedes Jahr gleich bleibt.